Portal de Emisión Dfactura

Este instructivo te guiará a través de la configuración esencial y los pasos necesarios para emitir tu primera factura electrónica de manera exitosa.

Si deseas ver una capacitación completa y detallada del Portal, la tenemos disponible en nuestro canal de YouTube en el siguiente enlace:

► Ver capacitación DFactura

Si deseas ver el video de este artículo Primeros pasos en el portal de emisión Dfactura, accede al siguiente enlace:

► Ver Primeros pasos Dfactura

Paso 1. Acceso, Recuperación y Seguridad

1. Ubicar el correo donde fueron enviadas las credenciales, el mismo es enviado desde la dirección: notificaciones@thefactoryhka.com.pa y validar que efectivamente corresponden a las credenciales del ambiente productivo. Adicionalmente, encontrarás un enlace que te llevará a la "DOCUMENTACIÓN" y "VIDEOTUTORIALES" del portal. Accede al link del portal desde el botón "PORTAL DE EMISIÓN" (https://factura.thefactoryhka.com.pa/), y por último ingresa el usuario y contraseña.

Paso 2. Revisión del Dashboard (Panel Principal)

1. Al ingresar, observará su Dashboard. A la izquierda tendrá el menú principal con todos los módulos.

2. En el centro del Dashboard, se visualizarán indicadores claves: gráficas de ventas mensuales, comprobantes emitidos y un resumen general del negocio.

Paso 3. Configuración de la Cuenta

1. Para personalizar la cuenta se debe dirigir a la configuración del perfil disponible en el apartado MI CUENTA ubicado en la esquina superior derecha.

En este apartado es posible actualizar la información de la empresa, cargar el logo que aparecerá en las facturas en formato PDF, y verificar el estado del Certificado de Firma Electrónica, indispensable para facturar.

Paso 4. Consulta y activación de Licencias

1. Como primer paso para iniciar a facturar se debe activar la licencia ingresando el botón Presione Aquí para ir a Licencias

Presionar el botón que indica ACTIVAR

Se recomienda revisar el Control de Licencias para garantizar que siempre se pueda facturar. En este módulo se podrá ver la fecha de vigencia de tu plan y la capacidad de documentos contratados.

Paso 5. Emisión de primer Documento

1. Ir al módulo de Emisión y seleccionar "Generar Documentos".

2. Completar la sección datos de comprobante seleccionando: TIPO DE DOCUMENTO, SUCURSAL Y PUNTO DE FACTURACIÓN.

3. Crear tu primer cliente en el botón AGREGAR CLIENTE (Seleccionando el tipo de cliente y completando los campos obligatorios).

4. Presionar guardar y Buscar al cliente o receptor al que se desea emitir en la lista desplegable.

5. Luego, en la sección de PRODUCTOS, crear el primer producto o servicio presionando el botón AGREGAR PRODUCTO.

6. Seleccionar el tipo, asignarle un código interno, una descripción clara, (ingresar medida, sistema y unidad de ser necesario), precio unitario y seleccionar la tasa de impuesto correspondiente.

En el caso de ser tipo Producto completar el apartado INVENTARIO ubicado al final del formulario, seleccionar la sucursal y almacén donde se encontrarán los productos y agregar la cantidad de inventario de los mismos, presionar el botón GUARDAR y estará listo para usar.

NOTA: Si se va a facturar a un cliente de tipo gobierno se debe completar de manera obligatoria los campos segmento y familia.

Posteriormente seleccionar PRODUCTO ó SERVICIO, seleccionar el almacén donde se encuentra ubicado y agregar el producto.

7. Revisar que los totales y el impuesto sean correctos.

8. Finalmente, hacer clic en GENERAR DOCUMENTO. El sistema validará y en la sección documentos emitidos será posible descargar el XML, PDF y visualizar el documento que se acaba de generar, además de tener la opción de enviarlo por correo, visualizar el historial de correo, anularlo, clonarlo y consultar en DGI.

9. Como información adicional se recomienda mantener en revisión el medidor de consumo de folios, el cual mostrará exactamente cuántos documentos electrónicos se han utilizado. Adicional a esto, nuestro sistema está configurado para enviar notificaciones automáticas por correo electrónico cuando la cantidad de folios estén bajos o la fecha de vencimiento se aproxime.