1. Ingreso al Sistema de Portal
El sistema de recepción de Comprobantes Electrónicos contempla en primer lugar que se le hagan llegar las credenciales de uso del sistema al Usuario del portal de recepción, en general se le emitirán credenciales de acceso al portal y si tiene un ERP y desea que se integre con el sistema, también se le hacían llegar credenciales de consumo del API Rest de integración. Tomando en cuenta esta premisa, se inicia el instructivo explicando el proceso de ingreso al sistema por un URL y configuración de su(s) correo a leer.
El ingreso al portal de Recepción se realiza por la URL:
https://recepcion.thefactoryhka.com.pa
Allí se deben ingresar las credenciales de acceso proporcionadas.
Nota: al cargar el portal aguarde unos segundos pues en segundo plano está cargando el mecanismo de seguridad Captcha en modo silente.
2. Vista de Dashboard de inicio
Una vez ingresado al sistema, se visualiza un dashboard de inicio con la información más importante de resumen.
Se aprecia que la vista está separada en dos grandes áreas:
- La columna izquierda que tiene el menú con las opciones disponibles (algunas extensibles para mostrar sub-opciones).
- El área de visualización que contiene la información de la opción de menú seleccionada. Al ingresar y aún no haber elegido ninguna opción de menú, muestras estadísticas de uso distribuidas en:
- Cantidad total de documentos recibidos hasta el momento
- Cantidad de proveedores que han sido auto-cargados al recibir documentos, o cargados manualmente
- Espacio de almacenamiento ocupado en sistema por sus documentos y archivos anexos recibidos
- Cabe destacar que cada ícono es un acceso directo a secciones importantes del Portal.
3. Sección de Perfil
La primera opción que se aprecia en el menú a la izquierda arriba es el perfil de usuario y empresa, es expansible pulsando sobre ella:
Se muestran las opciones de sólo lectura para identificar el ‘Perfil’ del usuario que actualmente inició sesión, además del Perfil de la empresa a la que está asociado este usuario y la opción de Cerrar sesión.
El botón de cerrar sesión le advertirá con un cuadro de diálogo web si está seguro de querer salir de la sesión. Cabe destacar que el sistema por sí mismo cerrará la sesión si existe un lapso de inactividad
3.1 Botón de Inicio
El pulsado de este Botón regresará a la vista de inicio tal como si hubiera iniciado sesión en este momento, tal como se explica en el apartado Vista de dashboard de inicio
3.2 Notificaciones
La campanita ubicada en la parte superior derecha indica la cantidad total de documentos con estatus pendiente, que aún no han sido gestionados.
3.3 Cambio de color del tema del portal
Si desea cambiar el color del front utilice el icono
4. Sección de Proveedores
Esta sección muestra el listado de Proveedores que se encuentran ya agregados en su sistema. Es importante resaltar que hay tres maneras de dar de alta un Proveedor:
- Creación en forma automática (Si está activo el botón de “Auto registro”)
- Llenado manual de ficha de Proveedores
- Carga masiva de Proveedores
4.1 Creación en forma automática:
Se llena en forma automática la información del nuevo proveedor, cuando el sistema recibe por primera vez un correo electrónico con un documento fiscal y en él está presente la información de RUC del emisor de una empresa, para esta funcionalidad se debe tener activo el scroll en “Auto-registro”.
4.2 LLenado Manual de Ficha de Proveedores
Presione botón , se presenta la siguiente ventana:
Llene campo RUC, Razón Social, Nombre Comercial, Dirección de la empresa, número telefónico y correo electrónico, todos los campos son obligatorios.
4.3 Carga Masiva de Proveedores
Presione botón “Carga Masiva” , se presenta la siguiente ventana:
Al dar clic en el botón de ayuda se desplegará la guía para estructurar el archivo .csv:
Ejemplo de la estructura:
Los campos requeridos son los que se muestran con asterisco (*).
RUC*|Razón Social*|Nombre Comercial*|Dirección|Telefono|Correo
1234567810|The Factory HKA|The Factory HKA CORP|Av. La Paz, entre calles 74A y 75. El Ingenio, Betania. Ciudad de Panamá.|5072292053|thefactoryhkapa@thefactoryhka.com
Seleccione botón “file input” para ubicar el archivo con la estructura correspondiente:
Una ves que carguemos el archivo, el portal de recepción nos ofrece una vista previa de la carga que vamos a realizar, en la columna estatus vamos a observar si la línea cumple con el formato.
Presione botón “Procesar” y seremos redireccionados a la sección de proveedores, donde observaremos los registros de forma exitosa.
Ejemplo del archivo cargado:
ruc|full_name|commercial_name|address|phone_number|email
1234567810|The Factory HKA|The Factory HKA CORP|Av. La Paz, entre calles 74A y 75. El Ingenio, Betania. Ciudad de Panamá.|5072292053|thefactoryhkapa@thefactoryhka.com
13833635-2-2021|CARLOS MORENO|CARLOS MORENO|Calle el centro, edf. La excelencia, Caracas|5644456654|proveedorrecepcion@yopmail.com
13833636-2-2021|JUAN GONZALEZ| JUAN GONZALEZ|Calle el centro, edf. La excelencia, caracas|5644456655|proveedorrecepcion@yopmail.com
8-888-8888|KAREN PEREZ|KAREN PEREZ| Calle el centro, edf. La excelencia, caracas|5644456656|proveedorrecepcion@yopmail.com
4.4 Búsqueda de Proveedores
Para realizar la búsqueda de un proveedor, registre el número de RUC correspondiente y actualice:
4.5 Opción Agregar Usuarios
Esta opción permite al usuario de recepción invitar a su proveedor para el uso del portal de proveedores a través de la creación de credenciales de usuario.
Presione botón se presenta la siguiente ventana:
Registre nombre de usuario y correo del proveedor.
El proveedor recibe por correo las credenciales y botón de “Acceso” para entrar al portal de Proveedores.
El proveedor presiona botón de “Acceso” e ingresa al portal de proveedores. (Ver Instructivo de Portal de Proveedores).
Opción Mostrar Usuarios:
Esta opción permite al usuario de recepción visualizar los usuarios creados para su proveedor.
En la sección de “Acciones” el usuario podrá enviar o reenviar las credenciales por email, editar o borrar usuario.
Si el usuario desea reenviar las credenciales al proveedor, lo podrá hacer a través del siguiente icono
Si el usuario requiere editar el usuario lo podrá realizar a través del siguiente icono:
Si el usuario requiere eliminar el usuario lo podrá realizar a través del siguiente icono:
5. Sección de Órdenes de Compra
Esta sección nos permite crear órdenes de compra y posteriormente asignarlas a un documento recepcionado, con el fin de mantener organizada la trazabilidad entre los pedidos y los documentos asociados. Además, esta vinculación facilita el control administrativo, la validación de información y el seguimiento del cumplimiento por parte del proveedor.
Pare crear una orden de compra debemos selección el botón
Se habilitará la siguiente sección ‘Crear orden de compra’, en la cual debemos es posible añadir varios productos.
Una vez que finalice el registro del producto, debemos seleccionar el botón “Crear Orden de compra”
Para asignar una orden de compra a un documento, debemos dar clic en el icono “Asignar orden”
Se habilitará la siguiente sección, donde vamos a seleccionar el documento asociado a la orden de compra.
6. Sección de Documentos
Esta sección muestra el listado de todos los documentos fiscales, provenientes del Proveedor, recibidos por parte del Cliente Receptor. Esta sección se expande y existen varias opciones, entre ellas lo más importante es el listado de documentos, donde se puede visualizar todos los documentos recibidos hasta el momento.
6.1 Listado Documentos
Estos documentos se actualizan automáticamente, una vez recibido el correo electrónico, con el documento fiscal, validando que la estructura del archivo XML sea el que corresponde al receptor, estos documentos pueden ser: Facturas de Operación Interna y exportación, Notas de Crédito y Notas de Débito asociadas a su factura correspondiente.
Cuando un documento es nuevo se muestra en color negrita, para cada documento podemos realizar diferentes operaciones o acciones:
Ver Documento: en esta sección podemos visualizar la información principal del documento recibido.
6.1.1 Sección de Ver Documentos
En esta sección se accede a una vista donde se puede navegar por el detalle de un documento recibido particular
6.1.2 Representación Gráfica
En esta sección se puede comparar la información extraída el archivo XML, ubicado en la parte izquierda de la pantalla contra la representación gráfica ubicada la parte derecha de la pantalla, a fin de validar que la información se haya actualizado de forma exitosa.
6.1.3 Notas:
En esta sección se relacionan las Notas de Crédito o Débito, enviadas por correo, relacionadas con la factura, podemos observar en este ejemplo que a la factura se le aplicó una nota de crédito por el total de la factura. 5.94 -5.94 = 0.00
6.1.4 Adjuntos
En esta sección se puede agregar archivos adjuntos al documento fiscal recibido, a fin de mantener un expediente con los documentos relacionados.