1. Ingreso al Sistema de Portal

El sistema de recepción de Comprobantes Electrónicos contempla en primer lugar que se le hagan llegar las credenciales de uso del sistema al Usuario del portal de recepción, en general se le emitirán credenciales de acceso al portal y si tiene un ERP y desea que se integre con el sistema, también se le hacían llegar credenciales de consumo del API Rest de integración. Tomando en cuenta esta premisa, se inicia el instructivo explicando el proceso de ingreso al sistema por un URL y configuración de su(s) correo a leer.

1.1 Ingreso al portal:

El ingreso al portal de Recepción se realiza por la URL:

https://recepcion.thefactoryhka.com.pa

Allí se deben ingresar las credenciales de acceso proporcionadas.

Nota: al cargar el portal aguarde unos segundos pues en segundo plano está cargando el mecanismo de seguridad Captcha en modo silente.

2. Vista de Dashboard de inicio

Una vez ingresado al sistema, se visualiza un dashboard de inicio con la información más importante de resumen.

Se aprecia que la vista está separada en dos grandes áreas:

La columna izquierda que tiene el menú con las opciones disponibles (algunas extensibles para mostrar sub-opciones).
El área de visualización que contiene la información de la opción de menú seleccionada. Al ingresar y aún no haber elegido ninguna opción de menú, muestras estadísticas de uso distribuidas en:
- Cantidad total de documentos recibidos hasta el momento
- Cantidad de proveedores que han sido auto-cargados al recibir documentos, o cargados manualmente
- Espacio de almacenamiento ocupado en sistema por sus documentos y archivos anexos recibidos
- Cabe destacar que cada ícono es un acceso directo a secciones importantes del Portal.

3. Sección de Perfil

La primera opción que se aprecia en el menú a la izquierda arriba es el perfil de usuario y empresa, es expansible pulsando sobre ella:

Se muestran las opciones de sólo lectura para identificar el ‘Perfil’ del usuario que actualmente inició sesión, además del Perfil de la empresa a la que está asociado este usuario y la opción de Cerrar sesión.

El botón de cerrar sesión le advertirá con un cuadro de diálogo web si está seguro de querer salir de la sesión. Cabe destacar que el sistema por sí mismo cerrará la sesión si existe un lapso de inactividad

3.1 Botón de Inicio

El pulsado de este Botón regresará a la vista de inicio tal como si hubiera iniciado sesión en este momento, tal como se explica en el apartado Vista de dashboard de inicio

3.2 Notificaciones

La campanita ubicada en la parte superior derecha indica la cantidad total de documentos con estatus pendiente, que aún no han sido gestionados.

3.3 Cambio de color del tema del portal

Si desea cambiar el color del front utilice el icono

4. Sección de Proveedores

Esta sección muestra el listado de Proveedores que se encuentran ya agregados en su sistema. Es importante resaltar que hay tres maneras de dar de alta un Proveedor:

Creación en forma automática (Si está activo el botón de “Auto registro”)
Llenado manual de ficha de Proveedores
Carga masiva de Proveedores

4.1 Creación en forma automática:

Se llena en forma automática la información del nuevo proveedor, cuando el sistema recibe por primera vez un correo electrónico con un documento fiscal y en él está presente la información de RUC del emisor de una empresa, para esta funcionalidad se debe tener activo el scroll en “Auto-registro”.

4.2 LLenado Manual de Ficha de Proveedores

Presione botón , se presenta la siguiente ventana:

Llene campo RUC, Razón Social, Nombre Comercial, Dirección de la empresa, número telefónico y correo electrónico, todos los campos son obligatorios.

4.3 C arga Masiva de Proveedores

Presione botón “Carga Masiva” , se presenta la siguiente ventana:

Al dar clic en el botón de ayuda se desplegará la guía para estructurar el archivo .csv:

Ejemplo de la estructura:

Los campos requeridos son los que se muestran con asterisco (*).

Seleccione botón “file input” para ubicar el archivo con la estructura correspondiente:

Una ves que carguemos el archivo, el portal de recepción nos ofrece una vista previa de la carga que vamos a realizar, en la columna estatus vamos a observar si la línea cumple con el formato.

Presione botón “Procesar” y seremos redireccionados a la sección de proveedores, donde observaremos los registros de forma exitosa.

Ejemplo del archivo cargado:

4.4 Búsqueda de Proveedores

Para realizar la búsqueda de un proveedor, registre el número de RUC correspondiente y actualice:

4.5 Opción Agregar Usuarios

Esta opción permite al usuario de recepción invitar a su proveedor para el uso del portal de proveedores a través de la creación de credenciales de usuario.

Presione botón se presenta la siguiente ventana:

Registre nombre de usuario y correo del proveedor.

El proveedor recibe por correo las credenciales y botón de “Acceso” para entrar al portal de Proveedores.

El proveedor presiona botón de “Acceso” e ingresa al portal de proveedores. (Ver Instructivo de Portal de Proveedores).

Opción Mostrar Usuarios:

Esta opción permite al usuario de recepción visualizar los usuarios creados para su proveedor.

En la sección de “Acciones” el usuario podrá enviar o reenviar las credenciales por email, editar o borrar usuario.

Si el usuario desea reenviar las credenciales al proveedor, lo podrá hacer a través del siguiente icono

Si el usuario requiere editar el usuario lo podrá realizar a través del siguiente icono:

Si el usuario requiere eliminar el usuario lo podrá realizar a través del siguiente icono:

5. Sección de Órdenes de Compra

Esta sección nos permite crear órdenes de compra y posteriormente asignarlas a un documento recepcionado, con el fin de mantener organizada la trazabilidad entre los pedidos y los documentos asociados. Además, esta vinculación facilita el control administrativo, la validación de información y el seguimiento del cumplimiento por parte del proveedor.

Pare crear una orden de compra debemos selección el botón

Se habilitará la siguiente sección ‘Crear orden de compra’, en la cual debemos es posible añadir varios productos.

Una vez que finalice el registro del producto, debemos seleccionar el botón “Crear Orden de compra”

Para asignar una orden de compra a un documento, debemos dar clic en el icono “Asignar orden”

Se habilitará la siguiente sección, donde vamos a seleccionar el documento asociado a la orden de compra.

6. Sección de Documentos

Esta sección muestra el listado de todos los documentos fiscales, provenientes del Proveedor, recibidos por parte del Cliente Receptor. Esta sección se expande y existen varias opciones, entre ellas lo más importante es el listado de documentos, donde se puede visualizar todos los documentos recibidos hasta el momento.

6.1 Listado Documentos

Estos documentos se actualizan automáticamente, una vez recibido el correo electrónico, con el documento fiscal, validando que la estructura del archivo XML sea el que corresponde al receptor, estos documentos pueden ser: Facturas de Operación Interna y exportación, Notas de Crédito y Notas de Débito asociadas a su factura correspondiente.

Cuando un documento es nuevo se muestra en color negrita, para cada documento podemos realizar diferentes operaciones o acciones:

Ver Documento: en esta sección podemos visualizar la información principal del documento recibido.

6.1.1 Sección de Ver Documentos

En esta sección se accede a una vista donde se puede navegar por el detalle de un documento recibido particular

6.1.2 Representación Gráfica

En esta sección se puede comparar la información extraída el archivo XML, ubicado en la parte izquierda de la pantalla contra la representación gráfica ubicada la parte derecha de la pantalla, a fin de validar que la información se haya actualizado de forma exitosa.

6.1.3 Notas:

En esta sección se relacionan las Notas de Crédito o Débito, enviadas por correo, relacionadas con la factura, podemos observar en este ejemplo que a la factura se le aplicó una nota de crédito por el total de la factura. 5.94 -5.94 = 0.00

6.1.4 Adjuntos

En esta sección se puede agregar archivos adjuntos al documento fiscal recibido, a fin de mantener un expediente con los documentos relacionados.

Haga click en el espacio y seleccione el archivo adjuntar
Presione botón Subir

Nota importante:

El tamaño de cada archivo no puede ser mayor a 3Mb.

Se permite subir solo 5 archivos como máximo.
Solo se admiten las siguientes extensiones: ppt(x), doc(x), xls(x), txt, csv, pdf, xml, jpeg, gif, tif, png

6.1.5 (Asignar) Metadatos

Esta sección permite al usuario asignar un metadato a la factura. En el sistema denominamos metadato a cualquier información corta adicional propia de su proceso que desea agregarle como un identificador, etiqueta, recordatorio o pin (como similitud a los stickers de colores que se le pegan a grupos de documentos del ámbito físico) para mantener el orden o recordar particularidades. Es completamente opcional y si no lo desea usar es perfectamente plausible dejarlo en blanco. Para asignarlos debe haberlos creado primero en la sección de configuración de Metadatos

Si desea usarlo, debe crear primeramente los metadatos (etiquetas) que desea crear para luego asignar.

Para registrar un metadato debe ingresar a Configuraciones y seleccionar el botón + Nuevo Metadato.

Debe completar los campos de la sección y dar clic en el icono de guardar.

Se registrará el metadato de forma exitosa y se habilitará la columna de acciones para editarlo o eliminarlo.

Para asignar el metadato creado debemos realizar los siguientes pasos: Ingrese a Lista Documentos y luego a la Representación Gráfica del documento en el icono e ingrese a Metadatos y seleccione el botón:

Se abrirá la siguiente ventana “Actualización de Metadato”, en la cual seleccionaremos el metadato que deseamos añadir en el documento y seleccionamos aceptar.

El documento tendrá la siguiente información:

Ejemplos de metadatos podrían ser: Proveniente de Importación, Mercancía Frágil, Procesar Urgente, Materiales Perecederos, entre otros.

6.1.6 Gestión:

Esta sección permite al usuario seleccionar el estado administrativo correspondiente al documento. Estos estados son definidos por el usuario según las necesidades del área administrativa.
Para registrar un nuevo estado administrativo, debe ingresar a la sección de Configuraciones y hacer clic en el ícono "+ Nuevo Estado".

Seleccionamos el estado según los requerimientos del área administrativa y luego hacemos clic en 'Guardar' para completar el registro.

Al guardar el ‘Estado’ observamos que se habilita la opción de editarlo o eliminarlo.

Para asignar el Estado Personalizado dentro de la sección ‘Gestión’ debemos ingresar a -> Lista Documentos -> Representación Gráfica y ingresar a Gestión y seleccionamos el botón

Seleccionamos el estado que deseamos añadir al documento y hacemos clic en aceptar.

6.1.7 Órdenes de Compra

En esta sección observaremos la orden de compra asociada al documento electrónico.

6.1.8 Estados de Pago:

Esta sección permite al usuario asignar un estado de pago al documento. Los estados disponibles se presentan en un menú desplegable e incluyen: Recibido, Revisado, Por Devolver, Incompleto, Aprobado por Pagar, Pagado Parcialmente, Pago Total y Mensaje de Texto.
Estos estados se envían automáticamente al proveedor, quien podrá visualizarlos a través del Portal de Proveedores (ver instructivo correspondiente).
Asimismo, el proveedor podrá responder al receptor mediante el mismo portal y enviar su respuesta de forma automática.

Nota importante:

Para los estados de pagos: aprobado por pagar, pagado parcialmente, pago total se habilitará adicionalmente combo con calendario para seleccionar fecha de pago y monto de mismo.

Esta información es enviada en forma automática al Proveedor y se actualiza la bitácora de pago según el intercambio de información entre el Receptor y Proveedor.

6.2 Acciones al Documento

Consulta en Línea DGI: en esta sección podemos visualizar el estado fiscal del documento en línea con la Dirección General de Ingresos (DGI):

Al presionar el icono “Consulta en línea DGI” se muestra la siguiente ventana:

Se muestra el estado actualizado en línea con la DGI, del estado fiscal del documento.

Validar Factura en DGI: en esta sección podemos consultar la factura por QR, en línea con la página de la DGI.

Descargar XML: Esta sección permite al usuario descargar el archivo XML del documento fiscal recibido.

Generar Evento: Esta sección permite al usuario generar los diferentes eventos

Al seleccionar el icono de “Generar Eventos” se muestra la siguiente ventana:

Una vez generado el evento, se habilita la flecha en color azul, ubicado en la parte izquierda del documento:

Al presionar la flecha azul se muestra la siguiente ventana:

Se observa el evento generado, con su correspondiente fecha de emisión, estado fiscal y el XML del evento generado.

Nota importante:

Los Eventos permiten que el receptor manifieste su nivel de conformidad con las informaciones que existen en una FE, por medio del registro de los siguientes eventos:

1001 - Confirmación de los Datos de la Operación: el receptor afirma que:

Tiene conocimiento del negocio respaldado por la FE;
La operación se ha realizado y que la información de la FE corresponden total y exactamente a la operación que fue realizada.

1002 - Confirmación de la Operación: el receptor afirma que:

Tiene conocimiento del negocio respaldado por la FE;
La operación se ha realizado y existen diferencias entre las informaciones de la FE con la operación que fue realizada.

1003 - Confirmación de la Transacción: el receptor afirma que hubo acuerdo con respeto al negocio respaldado por la FE, pero la operación terminó por no completarse, por motivos tales como:

Accidente de tráfico con pérdida de la carga.
Entrega de la mercadería no fue realizada (por ejemplo, por perecimiento de alimentos durante el trayecto).
Otros.

1004 Cancelación del Negocio: el receptor afirma que hubo acuerdos con respeto al negocio respaldado por la FE, pero la operación terminó por no realizarse.

1005 Desconocimiento de la Operación: el receptor afirma que no tiene conocimiento del negocio realizado en la FE, niega que la operación haya sido realizada, así como la negociación con el emisor sobre esta operación en particular.

6.3 Opción Subir Documentos

Al seleccionar la opción Subir Documentos, se presenta la siguiente pantalla:

Esta sección permite al usuario subir en forma manual un documento fiscal, bien sea porque se presentó problema con el correo y su actualización correspondiente en el portal u otro motivo.

Nota importante:

Al subir un documento manual, el xml debe contar con una estructura válida correspondiente al País que corresponde, el documento no debe existir en el portal y el ruc debe pertenecer al receptor.

Haga clic en espacio en blanco y ubique archivo XML y seleccione el archivo:

Presione el botón “siguiente”, se presentará la siguiente pantalla:

Haga click en espacio en blanco y ubique archivo PDF para adjuntar la representación gráfica.

Haga click en espacio en blanco y ubique archivo para adjuntar los anexos.

Presione botón “Finalizar”

Se muestra el mensaje de almacenamiento del documento en forma exitosa.

Se actualiza el listado de documentos

Nota importante:

El tamaño de cada archivo no puede ser mayor a 3Mb.
Se permite subir solo 5 archivos como máximo.
Solo se admiten las siguientes extensiones: ppt(x), doc(x), xls(x), txt, csv, pdf, xml, jpeg, gif, tif, png

7 Opción Espacio Ocupado

Esta opción permite al usuario identificar el porcentaje de almacenamiento de sus documentos según el tipo de extensión en la nube.

8 Opción Configuración

Esta sección permite configurar el email que nos permitirá recepcionar los documentos ly personalizar los estados y metadatos.

8.1 Configuración Email

Esta opción permite al usuario configurar el correo electrónico, que utilizará el receptor para recibir los documentos electrónicos.

Presione botón “Nuevo email IMAP”
Se presenta la siguiente ventana:

Registre el correo electrónico
Registre la contraseña del correo electrónico
Presione botón “Siguiente”

Seleccione protocolo
Registre el nombre del servidor, ejem. outlook.office365.com, imap.gmail.com, smtp.gmail.com
Seleccione el puerto
Requiere SSL
Presione botón “Siguiente”
Presione botón “Test de Conexión” para validar la conexión

Presione botón “Finalizar”

Se almacena con éxito el correo electrónico configurado.

8.2 Certificado

El Certificado Electrónico es el medio por el cual se realiza la firma electrónica y es necesario para la correcta generación de los diferentes eventos de manifestaciones del receptor, ya que estos involucran internamente la creación de un archivo XML que antes de ser enviado a la DGI, debe ser firmado electrónicamente por el sistema para garantizar su integridad y genuinidad

Para ello debe disponer de su archivo de certificado electrónico (usualmente de extensión p12 o pfx) y conocer la contraseña que lo protege. Para ello Ingrese a la vista de carga de certificado e indique con el botón “nuevo certificado” que desea hacer la carga. Pulse sobre el área para que se abra un cuadro de diálogo de búsqueda o haga drag & drop y suelte el archivo sobre el área.

Presione “siguiente” y coloque la contraseña que le indicaron que protegía el certificado cuando se lo emitieron

Pulse Finalizar y su certificado debe estar guardado con un mensaje de transacción exitos

8.3 Estados Personalizados

Esta sección permite al usuario crear los diferentes estados personalizados que serán utilizados por el área administrativa para la validación del documento recibido.

8.4 Metadatos

Esta sección se utiliza para crear los diferentes metadatos o etiquetas para clasificar la información relacionada con la factura recibida.

Nota importante:

En el sistema denominamos metadato a cualquier información corta adicional propia de su proceso que desea agregarle como un identificador, etiqueta, recordatorio o pin (como similitud a los stickers de colores que se le pegan a grupos de documentos del ámbito físico) para mantener el orden o recordar particularidades. Es completamente opcional y si no lo desea usar es perfectamente plausible dejarlo en blanco. Para asignarlos debe haberlos creado primero en la sección de configuración de Metadatos.

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