Ir a la sección Catálogos -> Emisión, para visualizar el apartado de Emisión.
El documento esta compuesto de los siguientes apartados, se deben llenar los datos requeridos o campos obligatorios que se explican a continuación para generar el documento.
NOTA: Debe tener clientes y productos registrados en los catálogos para poder generar documentos ó generarlos directamente en la ventana de emisión como se explicará a continuación en el paso correspondiente.
Datos de Comprobante
En esta sección debe llenar los siguientes campos obligatorios:
1.1 Tipo de documento: 01: Factura de operación interna, 03: Factura de exportación, 04: Nota de Crédito referente a una FE, 05: Nota de Débito referente a una FE, 06: Nota de Crédito genérica, 07: Nota de Débito genérica, 08: Factura de Zona Franca, 09: Reembolso, 10: Factura de operación extranjera.
1.2 Sucursal: Representa la ubicación física o la división operativa de tu negocio. Debe estar creada previamente
1.3 Punto: Punto de facturación creado previamente
1.4 Número: Corresponde a la numeración de cada tipo de documento y es generado por defecto por el portal de facturación.
1.5 Fecha de emisión: Corresponde a la fecha de emisión del documento
Datos Generales
Esta sección no posee campos obligatorios:
2.1 Naturaleza de la Operación: Define el motivo comercial de la transacción. Permite clasificar si el documento es por una Venta, Re-Exportación, Venta de fuente extranjera, Servicio de fuente extranjera, Transferencia/Traspaso, Devolución, Consignación, Remesa, Entrega gratuita, Compra o Importación.
2.2 Tipo de Venta (Tipo de Transacción de Venta): Indica el giro comercial de lo que se está vendiendo. Las opciones incluyen Venta de Giro del negocio, Venta de Activo Fijo, Venta de Bienes Raíces o Prestación de Servicio. Si la operación no es una venta, este campo no se informa.
2.3 Tipo de Sucursal: Clasifica el establecimiento emisor según el volumen de sus operaciones habituales. Se divide en sucursal con mayor cantidad de operaciones al detal (retail) o sucursal con mayor cantidad de operaciones al por mayor.
2.4 Entrega CAFE: Especifica el método por el cual se le hará llegar la representación gráfica de la factura al cliente. Puede ser Sin generación de CAFE, entregado en papel o enviado en formato electrónico.
2.5 Formato CAFE: Define la apariencia física o digital que tendrá el Comprobante Auxiliar. Las opciones son Sin generación, Cinta de papel (estilo recibo de supermercado) o Papel formato carta.
2.6 Información de Interés Respecto a la FE: Es un campo de texto libre (de hasta 5000 caracteres) donde el emisor puede colocar cualquier dato adicional que considere relevante para la factura y que no esté contemplado en otros campos específicos.
2.7 Envío FE (Envío del contenedor para el receptor): Indica si se entregará al receptor el archivo XML completo (contenedor) que incluye la factura firmada y su autorización. Puede ser Normal o registrar que el receptor exceptúa al emisor de esta obligación.
2.8 Tipo de Operación: Clasifica el flujo del movimiento documentado. Se utiliza para distinguir entre una Salida o venta y una Entrada o compra (utilizada frecuentemente para compras al comercio informal).
Datos del Cliente
3.1 Para seleccionar el receptor o cliente previamente creado en el portal se debe desplegar la opción Cliente para realizar la búsqueda, una vez seleccionado el cliente el resto de los campos se llenara de forma automática según lo que se encuentre registrado en la base de datos.
3.2 En caso de que el cliente no este creado previamente debe presionar el botón Agregar Cliente:
3.2.1 Posteriormente debe seleccionar el Tipo de cliente: Identifica si el cliente es un Contribuyente (01), Consumidor final (02), Gobierno (03) o Extranjero (04).
- Si el receptor es un Consumidor Final, este campo puede llenarse con la cédula de identidad si el cliente lo solicita.
- Si el receptor es un Extranjero, es obligatorio completar adicionalmente el campo de identificación extranjera, que incluye el número de pasaporte o NIT y el país de origen.
De acuerdo a esta selección se habilitarán los campos que deben ser llenados, por ejemplo en el caso de ser tipo de cliente contribuyente:
3.2.2 Tipo de Contribuyente: Seleccionador si es persona Natural o persona Jurídica.
3.2.3 Número de identificación: ó RUC del receptor, debe ingresar el número de RUC del receptor.
3.2.4 Digito verificador: Se calcula automáticamente al introducir el RUC, en caso contrario deberá introducirlo manualmente.
3.2.5 Nombre o Razón Social: Nombre completo de la persona natural o denominación de la persona jurídica.
3.2.6 Provincia, Distrito y Corregimiento: Datos geográficos del receptor, estos datos deben coincidir con los catálogos oficiales de la DGI.
3.2.7 Dirección: Información detallada de la dirección del receptor.
3.2.8 Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del receptor, permite registrar hasta tres números de teléfono y tres direcciones de correo electrónico para el envío de los documentos electrónicos.
3.2.9 País del receptor: Código del país del receptor (debe ser PA si la operación es interna en Panamá).
3.3 Presionar el botón Guardar para ingresar al cliente a la base de datos y continuar con la emisión del documento.
Productos
4.1 En este apartado se seleccionarán los productos o servicios previamente creados en la base de datos del portal según el almacén donde se encuentren alojados
4.2 En caso de que el Producto o Servicio no este creado previamente debe presionar el botón Agregar Producto:
4.2.1 Deberá ingresar los datos correspondientes al producto que desea crear: Tipo, código, descripción, medida, sistema, unidad, segmento, familia, precio unitario, ITBMS, ISC, OTI, Valor/Tasa, Inventario.
4.2.2 En el caso de los campos Segmento y Familia estos son obligatorios solo si se factura a alguna entidad perteneciente al gobierno, las opciones en el campo Familia se mostrarán según lo que corresponda a la selección en el campo Segmento.
4.2.3 Asociación a Almacén de Productos: Recuerde que los ítems de tipo Servicio no es necesario agregarlos a un almacén. El sistema le permite seleccionar a qué almacén desea vincular este nuevo producto, para lo cual debe seleccionar Sucursal, Almacén y puede dejar el stock en 0 o agregar existencia al inventario. Posteriormente presione el botón "Agregar" para que se asigne el producto y stock/existencia al almacén correspondiente.
Permite agregar el ítem de tipo producto y su stock a varios almacenes: Si tiene más de un almacén al cual desea agregar el producto puede hacerlo seleccionando el los diferentes almacenes y agregándolos en la misma sección
- Carga de Stock Inmediata: Al asociarlo, el ítem de tipo producto se crea inicialmente con stock 0. Puede ingresar la cantidad de existencia en ese mismo instante. Esto actualiza el inventario automáticamente una vez guardado el producto. Recuerde que es OPCIONAL agregar existencia o una cantidad diferente de 0, esto depende de si usted desea manejar inventario en la plataforma.
Para culminar la creación del producto presione el botón Guardar y el ítem aparecerá disponible para ser seleccionado.
Retenciones
Esta sección se debe informar cuando a la factura aplican retenciones.
5.1 Tipo de Retención: El sistema utiliza códigos específicos para identificar el tipo de retención que se está aplicando, debe seleccionar el tipo que corresponda
5.2 Monto: Es el valor monetario calculado de la retención
Acarreo Totalizado
Se refiere al cargo por transporte o flete aplicado al valor global de la factura, en lugar de asignarse a cada producto individualmente.
Seguro Totalizado
Permite registrar el costo de la prima de seguro que cubre la mercancía o el servicio de forma global para todo el documento.
Descuentos Generales
Este apartado se utiliza para registrar descuentos, bonificaciones o ajustes que se conceden sobre el valor total de la factura. A diferencia del descuento por ítem (que se resta directamente al precio unitario), el descuento general se aplica al final del cálculo antes de determinar el total a pagar.
Para aplicar un descuento general, el portal solicita completar la siguiente información:
- Monto del Descuento: El valor monetario del ajuste, expresado en Balboas con hasta 2 decimales ó porcentaje.
- Descripción del Descuento: Campo de texto (hasta 500 caracteres) para detallar el motivo del descuento (ej. "Descuento por pronto pago", "Bonificación por volumen").
Por último presionar el botón +para agregar el descuento.
Totales
Esta sección consolida matemáticamente todos los valores registrados en los ítems, impuestos y cargos adicionales.
Plazo Pagos
La gestión de los plazos se centraliza en el campo Plazos de pago. Esta sección es fundamental cuando la operación no se liquida de contado.
Forma de Pago
Este módulo permite identificar exactamente cómo el cliente liquida el monto de la transacción.
Forma de pago: El emisor debe seleccionar el código que mejor describa el método de pago utilizado: 01: Crédito, 02: Efectivo, 03: Tarjeta de Crédito, 04: Tarjeta de Débito, 05: Tarjeta de Fidelización, 06: Vale, 07: Tarjeta de Regalo, 08: Transferencia / Depósito Bancario, 09: Cheque, 10: Punto de Pago, 99: Otro (requiere descripción detallada en el campo).
Para finalizar presionar el botón Generar Documento.