Bienvenido al Portal DFactura. Este instructivo te guiará a través de la configuración esencial y los pasos necesarios para emitir tu primera factura electrónica de manera exitosa. Si desea ver una capacitación completa y detallada del Portal la tenemos disponible en nuestro canal de Youtube en el siguiente enlace Ver Video Tutorial.
Paso 1: Ingreso y Configuración de la Cuenta
Lo primero es acceder al sistema y asegurarte de que la información de tu empresa esté correcta.
Iniciar Sesión: Ingresa al enlace proporcionado con las credenciales que adquiriste. Al entrar, verás un dashboard de bienvenida con el resumen de tus créditos (folios), estadísticas de consumo y gráficos de ventas.
Verificar Datos del Negocio: Dirígete a la sección "Mi Cuenta" (parte superior derecha) y selecciona "Editar información". Aquí puedes corregir la dirección, nombre comercial, correos y teléfonos.
Cargar Logo: En la misma sección, puedes personalizar tus facturas cargando el logo de tu empresa desde tu computadora. Ver Video Instructivo
Paso 2: Definir la Estructura de tu Negocio
Antes de facturar, debes decirle al sistema dónde se realiza la venta.
Crear Sucursales: Si tienes diferentes ubicaciones, ve al módulo de Sucursales y selecciona "Agregar nueva sucursal". Completa los datos (nombre, ubicación) y guarda. Por defecto su portal tiene creada una Sucursal Pirncipal así que puede omitir este paso si no desea crear sucursales adicionales. Ver Video Instructivo
Crear Puntos de Facturación: Por defecto su portal tiene creado un punto de facturación asociado a su sucursal principal, así que puede omitir este paso si no desea crear puntos de facturación adicionales. Dentro de una sucursal, puedes tener varias cajas o puntos de emisión, para crearlas vaya al módulo Punto de facturación, asigna un código (ej. 01), actívalo y relaciónalo a una sucursal específica. Cada punto llevará su propio correlativo de facturas. Ver Video Instructivo
Paso 3: Registro de Clientes y Productos (Catálogos)
Para agilizar la facturación, es ideal tener pre-cargada la información de tus clientes y lo que vendes.
-
Registrar Clientes:
- Ve al módulo Clientes y selecciona "Agregar nuevo cliente". Ver Video Instructivo
- Elige el tipo: Contribuyente, Consumidor final, Gobierno o Extranjero.
- Al ingresar el RUC, la plataforma valida el dígito verificador y razón social automáticamente.
- Nota: También puedes hacer una carga masiva mediante un archivo CSV o TXT si tienes muchos clientes.
-
Crear Productos o Servicios:
Ve al módulo Productos. Aquí decides si creas un "Producto" (bien físico) o un "Servicio". Ver video Instructivo
Completa la descripción, unidad de medida, familia/segmento y el impuesto correspondiente (ej. 7%).
Define el precio y guarda.
Importante: Si vendes al gobierno, debes seleccionar correctamente los códigos CPVs (segmento y familia), si no vendes a gobierno esta información se puede omitir ya que no es obligatoria.
Paso 4: Gestión de Inventario (Solo para Bienes Físicos)
Si lo que vendes son servicios, puedes saltar este paso. Si vendes productos, el sistema requiere obligatoriamente que tengas existencias para poder facturar.
Ya por defecto su portal tiene creado un Almacén así que puede omitir este paso si no desea crear almacenes adicionales.
Crear Almacén: Ve al módulo de Inventarios y crea un "Nuevo Almacén", relacionándolo con tu sucursal. Ver Video Instructivo
Asignar Inventario: Dentro del almacén, agrega el producto que creaste y define cuántas unidades vas a ingresar (ej. 50 unidades). Sin esto, no podrás seleccionar el producto al facturar. Ver Video Instructivo
Paso 5: Emitir tu Primera Factura
Con todo configurado, ya puedes generar el documento.
Iniciar Documento: Ve al apartado Emisión y selecciona "Generar nuevos documentos". Ver Video Instructivo
-
Configuración Básica:
Selecciona el tipo de documento (ej. Factura de operación interna).
Elige la Sucursal y el Punto de Facturación.
Datos del Cliente: Busca y selecciona al cliente que registraste previamente.
Agregar Ítems: Selecciona el producto o servicio. Aquí puedes modificar la cantidad o aplicar descuentos (por monto o porcentaje) si es necesario. Si no agregaste existencia de inventario a tu producto no aparecerá en el listado para su selección.
Forma de Pago: Define cómo paga el cliente (Efectivo, Tarjeta de Crédito, Crédito, etc.). Puedes combinar métodos de pago si es necesario.
Generar: Haz clic en "Generar documento". La plataforma confirmará que se ha creado con éxito.
Paso 6: Acciones Posteriores (Envío y Gestión)
Una vez emitida la factura, el sistema te lleva a "Documentos Emitidos" donde puedes:
Visualizar/Imprimir: Ver el PDF o imprimirlo directamente.
Enviar por Correo: Ingresa el correo del cliente para enviarle la factura y XML manualmente si no se envió automático.
Anular: Tienes hasta 7 días para anular el documento si hubo un error, en caso de no poder realizar la anulación tienes la opción de realizar notas de crédito para corregir una factura. Tenga en cuenta que si su Certificado de Firma Electrónica es emitido por Firmatech no tiene disponible la opción de anular un documento y debe directamente emitir una nota de crédito o débito según sea el caso. Ver Video Instructivo
Clonar: Si es una venta recurrente, puedes usar el botón de clonar para crear una factura idéntica, cambiando solo el cliente si fuera necesario.
Nota: Si necesitas crear usuarios adicionales (como vendedores o encargados de almacén), puedes hacerlo desde el módulo de Usuarios, asignándoles roles específicos y restringiendo sus permisos a ciertas sucursales o puntos de facturación. Ver Video Instructivo